ניהול אפקטיבי של ישיבות צוות / דרור כהן

 מנהלים רבים מוצאים לנכון לקיים אחת לתקופה ישיבות שיווק, מכירות, שירות או סתם ישיבות צוות במטרה לעדכן ולהתעדכן בנעשה בשטח.הישיבות והמפגשים מהווים כלים משמעותיים לקידום מטרות וצרכים של ארגון, מנהל או פרויקט ולדרך שהישיבה מתנהלת יש השפעה מכרעת על תוצאותיה.

בארגונים אחדים ישנה תרבות ארגונית בה להתנהלות הישיבה יש משמעות, כך שישנה הקפדה להגדיר מטרות, לזמן בדיוק את מי שצריך, עמידה בלוחות זמנים וקביעת מועדים ליישום תוצאות הישיבה. בישיבה אפקטיבית חובתו של מנהל הישיבה להוציא את המשתתפים "מתודלקים" במוטיבציה חיובית ובאווירה טובה לביצוע המטלות שנקבעו בה. 
 
לעומת זאת, ישנם ארגונים שאינם מספקים משמעות רבה בביצוע הישיבות, המנהל אינו מתכונן מראש, לא מושגות תוצאות, המפגש הופך לשדה קרב ולבסוף יוצאים המשתתפים בתחושה של "בזבוז זמן".  לעתים מתקיימות ישיבות צוות בשל צורך אישי של מנהל כלשהו בחברה לעדכן את המשתתפים "שימו לב אני המנהל". 
 
נשאלת השאלה, כיצד לנהל ישיבות צוות כך שיהפכו מעונש למקור השראה ? להלן מספר טיפים עבורכם: 

1. קבעו מראש מה בכוונתכם להשיג או לקדם באמצעות הישיבה.
2. האם ניתן לממש את הכוונה באותה מידה גם ללא ישיבה (פגישה אישית)?
3. האם יש חשיבות לדעתם של המשתתפים בישיבה?
4. במידה וקיבלתם החלטה לזמן ישיבה חשוב לדעת מיהם המשתתפים בה. הזמינו רק את המשתתפים הרלוונטיים.  זכרו, כשכמות המשתתפים יורדת היעילות עולה.
5. הבהירו למוזמנים את מטרת הישיבה בשיחה או במסמך ההזמנה.
6. דרשו מהמוזמנים להכין שיעורי בית לפני הישיבה .  שיעורי בית מייעלים את הישיבה ומצמצמים את אורכה. (איסוף נתונים רלוונטיים).
7. יש ליצור חשיבות מיוחדת להגעה בזמן לישיבה, למטרתה, להקשבה בה, להצגת הדברים ולתוצאות הסיכומים שסוכמו בה .
8. בתחילת הישיבה, מנו מישהו כרשם ודאגו שירשום כל החלטה שמתקבלת.
9. כמו כן, יש לבקש מכל המשתתפים לסגור את הטלפונים והמחשבים הניידים. ניתן להפקיד את המכשירים אצל המזכירה.
10. יש לשתף את כל המוזמנים ולאפשר להם להביע את דעתם ולתרום לתוצאות הישיבה.
    בכל החלטה, אין להמשיך בישיבה עד שכל המשתתפים יאשרו שהרשום הוא מה שהוחלט וכל אחראי לביצוע מאשר שהוא אכן לוקח את האחריות לביצוע ההחלטות .
11. בסיום הישיבה תפקידו של המנהל : להפיץ פרוטוקול קצר המפרט את עיקרי הדברים, רשימת החלטות שהתקבלו, המשימות שניתנו לביצוע, שמות האחראים ליישום המשימות, לוח הזמנים להשלמתן.
12. לאחר הישיבה ועד לישיבה הבאה, עדכנו את חברי הצוות בכל התקדמות משמעותית שהושגה ובכל מכשול משמעותי שנתקלתם . אם אין בקרה על סיכומי הישיבה – אין לה משמעות !
13. בישיבה הבאה שתעסוק באותם הנושאים יש לבצע בתחילה : סקירה מהירה של סיכום הישיבה הקודמת, בדיקת ביצועים מול היעדים שנכתבו בפרוטוקול, קבלת משובים על מכשולים קיימים ורק אז להמשיך את הדיון.

הכותב הינו מנכ"ל חברת היועצים המרכז הישראלי לשיווק, המתמחה בהקמה וליווי של מערכי מכירות ובניית האסטרטגיה הראשונית ועד למכירה הסופית ומרכז קורס אומנות המכירה במכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז.