חשיבות ניהול הפרויקט לעסק / דני חייט
הדוגמאות למשימות מהעולם העסקי הן רבות כגון: פתיחת מחסן חדש,
יציאה בקו מוצרים חדש, הוספת קו למערך הייצור, ספירת מלאי, הטמעת תוכנה חדשה,
שינוי מבנה ארגוני, שיפוץ בחדרי המשרדים, פתיחת מעבדה חדשה ועוד..
כל אלו הן
משימות שבהחלט יכולים להיקרא "פרויקט" בעסק הצומח ובארגון הקיים.
עולם הפרויקטים מקיף מאוד ובידינו לשכלל באופן ניכר את היכולת
להתחיל ולסיים את המשימות שלנו בהצלחה. כיום ישנן מתודות וידע רב שנרכש לאורך
השנים בניהול פרויקטים. אחד ממקורות הידע הינו PMBOK של PMI העולמית וקיים היום בתרגום
לעברית.
ישנן מתודות מעולם התוכנה כגון Agile Software שמדברות על שיטה לניהול פרויקט פיתוח התכנה,
ישנן מתודות המדברות על עולם הפיתוח בכללו ושלבים ביישום הפיתוח.
כאשר אנחנו מדברים על פרויקט, בשלב הראשון נבקש לתת מענה לרעיון או
צורך והכוונה היא לשאול בפשטות למה? מדוע אנחנו עושים את הפרויקט ולאיזה רעיון או
צורך נבצע אותו. לעיתים קרובות אנו מוצאים את עצמנו שקועים עמוק בתוך משימה מבלי
לזכור את מטרתה הראשונית ואת הצורך הבסיסי שלשמה היא נוצרה.
מנהל משימה פרויקט
המדגיש לאורך כל הדרך למה הוא מצבע אותה יכול בהחלט "לכייל" את המשימות
שלו בהתאם ולוודא הצלחה בסיום הפרויקט.
אחת מהטעויות הרווחות היא דווקא בהגדרת הלקוח. בסקטור הפרטי אין
חילוקי דעות לגבי מיהו הלקוח, אפילו שמו וכתובתו ידועים לנו. במגזר הציבורי אני
מוצא קושי לשכנע מיהו הלקוח בכל המשימות והפרויקטים. הבלבול מול "הלקוח
הפנימי" או לחילופין "המשתמש" הוא גדול. יש לזהות את הלקוח הסופי
ויש לבחון האם ישנה יצירת ערך מוסף אמתי ללקוח הסופי (בית חולים לחולה, בית ספר
לתלמיד, ביטוח לאומי למבוטח ועוד..)
במידה והתשובה היא כן יש לבחון עלות תועלת
ולצאת למשימה ובמידה ולא יש לשקול מחדש את מהותה של המשימה בכלל. ללא עליה במדד
הביצוע בעבור הלקוח הסופי אין צורך ואין טעם בביצוע המשימה.
ישנם כלים ניהוליים רבים מעולם הפרויקטים שיכולים לשמש אותנו בחיי
היום יום כגון: ניתוח בעלי עניין, פירוק המשימה ע"פ עקרונות WBS – work
breakdown structure – כלי ניהולי ממדרגה ראשונה להבטחת יכולת שליטה
ובקרה על המשימה/פרויקט מתחילתו ועד לסיומו, מטריצת השמת האחריות LRC – liner
responsibility chart – כלי ניהולי נוסף ליישום ארגוני ויכולת לרתום את
חברי הארגון באופן רוחבי למשימה. כלי שפותח מעולם הבטיחות לעולם הפרויקטים הוא
ניהול סיכונים, היכולת לנסות לצפות פוטנציאל של כשל ולהיערך מבעוד מועד ולשפר
באופן ניכר את היכולת להצליח.
כאמור עולם הידע בניהול פרויקטים ובכללו ניהול המשימות מורכבות
מעניק לנו כארגון, כמנהלים וכאנשים פרטיים כלים לניהול משימות ויכולת להבטיח שבקצה
השני של הזמן נצליח להציג בגאווה תוצאות טובות יותר.
מר דני חייט, מרכז קורס ניהול פרוייקטים בלשכת המסחר ת"א והמרכז, בעל תואר שני בניהול, מנהל פרויקטים בפועל בתחומי בינוי, לוגיסטיקה, ייצור, הטמעת תכנה בחברות. משמש כמרצה בכיר במשטרת ישראל בקורסי פיקוד ומטה, חברת חשמל, משרדי ממשלה שונים וחברות רבות במגזר הפרטי.
