מעקב ובקרת פרויקט/דני חייט
הגדרה
מהי בקרה פרויקט? תהליך מתמיד של השוואה בין הביצוע לבין התכנון תוך נקיטת פעולות מתקנות על מנת להקטין פערים בלתי רצויים. ההגדרה שנתנו APMBoK 2000:
Control - A broad view of what is meant by Control is taken. Planning, measuring, monitoring and taking corrective action are all usually included in the Control cycle.
תהליך הבקרה אמור לאפשר לנו גם בשלב תכנון מפורט של הפרויקט וגם בשלב ביצוע הפרויקט לבצע פעולות מתקנות ולהביא אותנו למדד הרצוי של הביצוע בשלל התחומים.
מדדי ביצוע
בד"כ ולמרבה הפלא, פרויקטים רבים (בד"כ ציבוריים במאות מיליונים) יצאו לדרך ללא קביעה מהם מדדי הביצוע וכיצד יחשב הפרויקט כמוצלח או ככישלון. יציאה לפרויקט ללא הגדרה לגבי מדדים ברורים יאפשר למבצע לאמר שהתוצאה הקיימת היא בד"כ תוצאת פרויקט מהסוג שהוא מבצע. הוא יתלה את ביצועיו בנורמה קיימת של אי מדידה ומראש גם אין חובת הוכחה לטיב הביצוע.
שיהיה ברור, "עמידה בכלל המפרט" אינה מהווה מדד ביצוע!!! זיהוי מדדי הביצוע המרכזיים Key Performance Indicators יתחיל בהגדרת תקן, הגדרה לנורמת ביצוע כל שהיא בשלל התחומים: איכות, זמן, עמידה בתכולה ועוד. כאשר מטרת הבקרה היא למדוד את הביצועים, נשווה מול התקן, נבצע פעולות מתקנות וחוזר חלילה.
מורכבות מערכת הבקרה
מדוע ישנה מורכבות במערכת הבקרה, בראש ובראשונה אנחנו אנשים, מרכיבים אנושיים מצויים בתזמון, עלות וביצועים ולכן המדידה הינה סובייקטיבית ומלווה בהצגה שאינה תמיד תופסת את המציאות כפי שהיא. במקרים רבים הסימפטומים ברורים והגורמים להם אינם ברורים כמו כן קשה להפריד בין אירועים אקראיים לקשיים מערכתיים. מנהל טוב יאמר שיש לתקן את התהליך ובכך לקבל תוצאות רצויות יותר בהמשך הפרויקט ולעיתים מנהל הפרויקט יאמר שזהו אירוע מקומי שלא מלמד על הפרויקט.
תחומי הבקרה הנדרשים:
• בקרת קבלנים וספקים
• בקרת איכות
• בקרת שינויים
• בקרת מסמכים
• בקרת תכולה
• בקרת לוחות זמנים
• בקרת תקציב
• בקרת סיכונים
נקודות בקרה
כיצד נקבע נקודות בקרה, כאן נדרש להגדיר "מחזור בקרה" כאשר צריך לזכור שמחזור ארוך ממשך הפעילות: אין אפשרות לגלות תקלות בזמן הפעילות. מחזור בקרה קצר ממשך הפעילות: לא ניתן לזהות התקדמות.
שיקול נוסף בקביעת נקודות בקרה הינו השיקול הכלכלי:
יש לאתר את האיזון הכלכלי בין כמות נקודות הבקרה לבין הטעויות שאנו רוצים לשלוט בהן.
שיקולים נוספים בקביעת נקודות בקרה:
• חשיבות הפעילויות.
• כמות מצטברת של בעיות.
• תערובת בין נקודות בקרה ראשיות (דיונים בהשתתפות אישית ) לבין נקודות בקרה משניות (דיונים מצומצמים /טלפון/דואר).
סוגי בקרים
Cybernetic controls “"ניווט" המאפיין מרכזי: תפעול אוטומטי. כגון פיקוח בתדירות ידוע בחינת מסמכים שנקבעה בתדירות ועוד.
Go-no go controls - בקרה מקובלת הקובעת שיש לקבוע תנאי שאותו בודקים ובמקרה של תוצאה לא רצויה אין ממשיכים בפרויקט.
Post controls - בקרה שנקבעה מראש ומתוכננת כך שנבצע אותו באותן נקודות שנקבעו בד"כ בפרויקטי משנה מתלווים כאשר נקבע ארבעה מרכיבים:
• מטרות הפרויקט
• אבני דרך, נקודות בקרה, תקציב
• דוח סופי של תוצאות הפרויקט
• המלצות
מפגשי בקרה Review Meetings
בד"כ המשתתפים יהיו: מנהל הפרויקט, ראשי צוותים, מנהלים פונקציונאליים בארגון, בעלי עניין נוספים (בהתאם לצורך). מטרת המפגש תהיה סקירת התקדמות הפרויקט (עלות, לו"ז, משאבים, ביצועים, שביעות רצון הלקוח), איתור בעיות וקשיים בפרויקט, דיון בבעיות תקשורת ואינטגרציה, דיון בשינויים בתכנית העבודה, קביעת לו"ז ותקציב מעודכנים להמשך הפרויקט.
שיטת הערך המושג Earned Value
השיטה מאפשרת איתור חריגות בתקציב ובזמן בעזרת מדדים אחידים המצטברים
מתחילת הפרויקט. הערך המושג – Earned Value הינה גישת הבקרה המקובלת בעולם, הבקרה מבוצעת ברמת חבילת העבודה ובוחנת את התקדמות ביצוע הפרויקט במונחים כספיים.
הבקרה מסייעת באיתור סטיות מתקציב ולו"ז מתוכננים באמצעות שימוש ביחידות מידה אחידות,
תכולת העבודה שבוצעה בפועל עד לנקודת הבקרה, מבוטאת במונחים כספיים.
ביצוע תיקונים ונושאים נדרשים לתיקון
התיקונים הנדרשים יכולים לכלול את מגוון התחומים שהצגנו כאן במאמרים הקודמים:
• WBS/OBS Integration – ההיבט הארגוני ושילוב גורמים נוספים בחבילות העבודה שהוגדרו.
• מדידה של tangibles and intangibles אלמנטים מוחשיים ושאינם מוחשיים.
• בחינת הטווח הקצר והארוך.
• שמירה על גמישות המערכת.
• בחינה של גורמי אנוש.
• התמקדות בתיקון ולא בענישה.
• הבקרה צריכה להיות מיטבית ולא מרבית.
• בקרת עבודות מבוססות ידע.
טבלת מעקב ובקרה
טבלת מעקב ובקרה המסייעת ברמה הבסיסית לתכנון מעקב ובקרה:
|
נושא לבקרה |
אחריות לבקרה |
אמצעי לביצוע הבקרה |
תדירות נדרשת |
דיווח ל.. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
בכך חתמנו את כלל מרכיבי תכנון הפרויקט.
בברכה
דני חייט
אשמח לתגובות שאלות במייל:
