איך בוחרים את האסטרטגיות והטקטיקות האופטימליות לקבלת התוצאות הרצויות במשא ומתן? / מאת: לבנת קיזנר*

באסטרטגיה של אי הצגת עמדה בניהול רכש משתמשים כאשר לא מעוניינים לדון בעמדה. בעזרת אסטרטגיה זו מנהל הרכש יכול לתמרן את הספק לעבר עמדתו על ידי חקירת הצעת הספק סעיף אחר סעיף. אסטרטגיה זו עשויה להצליח כאשר הספק להוט להשיג הסכם, כאשר למנהל הרכש אין מספיק מידע, או כאשר הצעת הספק היא ארוכה ומסובכת.

חשיפת העמדה האופטימית היא הגישה המקובלת ביותר כאשר הצעת הספק זמינה למנהל הרכש. גישה זו מגדירה את הטווח עבור המו"מ על כל סוגיו. במקרה זה מנהל הרכש והספק יכולים לדון ולפתור כל סוגיה. 

חשיפת העמדה האופטימית ומיד אחר כך את עמדת המטרה תצליח רק אם מנהל הרכש יכול לשווק את יתרונות ההצעה לספק. אסטרטגיה זו יכולה לגרום לתוצאה לא רצויה באם הספק מסרב לתת הצעה. במקרה זה מנהל הרכש יידרש להתפשר על עמדה הקרובה יותר לעמדה הפסימית.

ברגע שהוחלט על האסטרטגיה, הטקטיקות הן התמרונים שמנהל הרכש נוקט כדי ליישם את התוכנית האסטרטגית. כמו באסטרטגיות, הטקטיקות ישתנו כתלות בפילוסופית המו"מ של המשתתפים, הכוח היחסי של מנהלי המו"מ והאישיות של המשתתפים. מנהלי מו"מ מיומנים יכולים להתאים את הטקטיקות שלהם למצב ויכולים לזהות את הטקטיקות בהם משתמש הצד שכנגד.

• שימוש בשאלות בתבונה: שאלות צריכות למשוך מידע (במקום שאלות הנענות בכן ולא) וצריכות להיות מנוסחות כך שהן מאתגרות את עמדות הספק ללא התקפה אישית על מנהל המו"מ.
• האזנה יעילה: יש לשים לב למה שאומר הצד השני , במקום לחשוב על התגובה לפני שהצד השני סיים להציג את עמדתו.
• לשמור על יוזמה ולחקור את צידוקי הספק באזורים שאינם ברורים.
• שימוש במידע מוצק, שיאפשר לגבות את העמדה שלך. עמדות אשר אינן מסוגלות להיות מוסברות פוגעות באמינות שלך.
• שימוש בכלי השתיקה: שתיקה לרוב גורמת לצד השני עצבנות ועשויה להביא לידי דיון נוסף וויתורים.
• הימנעות מתגובות רגשיות אשר מסיטות את המו"מ לסוגיות אישיות.
• שימוש בהפסקות: הפסקות הן דרך מעולה לחשוב בשנית על עמדתך, לסכל את המומנטום של הספק, או להעריך הצעת נגד. לצד זאת, יש להימנע מנסיגות כאשר הדיון מתחיל מחדש.
• לא לפחד להגיד לא; ומצד שני להסכים רק אם באמת מתכוונים לכך.
• להיזהר מתאריכים סופיים. לרוב יותר טוב לתת לתאריך סופי לעבור מאשר להסתפק בפחות ממה שמוכנים לחיות איתו.
• לשים לב לשפת הגוף. תקשורת לא מילולית מסמנת מה חושב חבר צוות המו"מ. באופן כללי זרועות פתוחות מסמנות כי האדם הינו פתוח לתהליך המו"מ. שילוב הזרועות בגובה החזה בדרך כלל מסמן כי האדם אינו פתוח לתנאים או ההתניות של ההצעה האחרונה. ידיים, רגליים והבעות פנים עלולות לשדר את העמדות או הדעות של האדם. כאשר אין התאמה בין שפת הגוף לבין המילים הנאמרות, שפת הגוף היא בדרך כלל הנכונה. 
• לשמור על ראש פתוח. דעות מוקדמות חוסמות את היצירתיות, אשר לעיתים קרובות דרושה להשגת תוצאה חיובית.
• לפני ההתכנסות יש לקבל את כל ההסכמות בכתב חתומות על ידי כל הצדדים.
• ויתורים מתאימים עשויים להפיק רווח משמעותי. אין צורך לעשות ויתורים תואמים אחד מול אחד, או בעלי ערך שווה. הרצון או אי הרצון לעשות ויתורים יקבעו את הטון בהמשך המו"מ.  
• שימוש בטקטיקת "האיש החסר" ("missing person") - היעדרות מכוונת של אישיות בעלת סמכות סופית מהפגישה. טקטיקה זו מעניקה למנהל המו"מ יותר זמן ומאפשרת לו מוצא ממצבים קשים. מצד שני, העומד מעבר לשולחן יכול שלא להסכים להיפגש באם אישיות מפתח חסרה מסביב לשולחן. מנהלי משא ומתן רבים יסרבו להגיש הצעה מבוססת באם אישיות מפתח חסרה בפגישה.  
• שימוש בטקטיקת "זה מה יש" ("take it or leave it"). טקטיקה זו מאפשרת לספק להבין כי עמדה זו סופית ואינך מתכוון להתפשר בגינה. אין להשתמש בטקטיקה זו אלא אם באמת מתכוונים אליה. כמו כן, יש להיזהר משימוש בטקטיקה זו כתרמית, כי נסיגה ממנה תשדר חוסר אמינות ומהימנות. 
• שימוש בטקטיקת ה"בוגי" ("Bogey"). בטקטיקה זו מומחי ניהול ההספקה אומרים לספק כי הארגון רוצה את המוצר, אבל רק במחיר X$. טקטיקה זו מייצרת בדרך כלל תגובה חיובית מצד הספק.  
• לעולם לא לנהל מו"מ מעבר ליכולותיך הפיזיות והמנטאליות. הלחץ של מו"מ מתמשך הוא קשה מבחינה פיזית ומנטאלית. דבר זה נכון במיוחד כאשר מנהל המו"מ סובל מיעפות, נמצא בסביבה לא מוכרת, מנהל מו"מ עם ספקים מתחום תעשייתי או תרבותי לא מוכר לו, או מנסה לספוג כמות גדולה של מידע. עייפות מאיטה את המחשבה ומעיבה על יכולת השיפוט. קביעת פגישות קצרות יותר, זמן מספיק למנוחה ותרגול גופני, והפחתת האינטנסיביות של פעילות חברתית יכולים לעזור למו"מ. כל אלה מרכיבים שעל מנהלי הרכש צריכים להתחשב בהם, כאשר הם מתכננים לנהל מו"מ.  

אין טקטיקה טובה יותר או טובה פחות. יש להתאים את הטקטיקה למצב, לאפשרויות, למנהלי המו"מ, ללוח הזמנים, למידע ועוד.

שיהיה בהצלחה !