גמישות כגורם הצלחה בניהול פרויקטים / לבנת קיזנר

דמיינו תרחיש בו אתם מנהלים מגוון פרויקטים של בנייה בו זמנית. דליפה מתרחשת באחד מאתרי הבניה, פוגעת בתשתיות הקיימות ועוצרת את התקדמות הפרויקט.

ישנן פעולות רבות שנדרש לבצע באופן מידי, לפני שהפרויקט יוכל לחזור למסלולו המקורי, ואף אחת מהן לא הייתה מתוכננת מראש. תוסיפו לזה את הזמן הנדרש לפתרון הבעיה, ​​שקרוב לוודאי יגיע על חשבון פרויקטים אחרים.

מנהלי פרויקטים נאלצים להתמודד עם בעיות מסוג זה השכם והערב.  הפעלת מספר פרויקטים בו זמנית דורשת הקצאת זמן ומשאבים נכונים לכל פרויקט בתורו, וזו לא עבודה פשוטה כלל.  מלכתחילה הוקצו זמן ומשאבים עבור הפרויקט, אך בשל הפתעות בלתי צפויות מצד פרויקט מקביל אתם בסכנת איבוד שליטה.  בקרת נזקים תמיד אורכת זמן רב יותר מהזמן הנדרש לתכנון מלכתחילה.

לעומת זאת, אם אתה מקדישים זמן רב מדי לפרויקט אחד, אתה מסתכנים בבזבוז ולקיחת משאבים יקרי ערך מפרויקט אחר.  ככל שתנהלו יותר פרוייקטים בו זמנית, כך הופכות בעיות אלו ליותר ויותר סבוכות ומורכבות . בכל פרויקט יהיו אירועים שאינם מתוכננים או כאלו שצפיתם אותם אך לא בווליום ובעוצמה גבוהה .  

המפתח לניהול פרויקטים מוצלחים היא גמישות מחשבתית לאורך כל חיי הפרויקט. גמישות תבוא לידי ביטוי ביכולת לשמור על אחיזה קבועה לאורך כל הפרויקט, קבלת החלטות מהירות, הקפדה על יעילות והקצאת משאבים בצורה מדויקת גם כשיש בלת"מים.

קחו את הדוגמה שנתנו על דליפה באתר.  תקרית כזו היא כמעט בלתי נמנעת בכל פרויקט.  המיומנות של מנהלי הפרויקטים אינה במניעתה מלכתחילה, אלא ביכולת להגיב במהירות וביעילות לנסיבות המשתנות, למנוע תקלות נוספות ולהחזיר את הפרויקט מהר ככל האפשר למסלולו המקורי.

זו הסיבה מדוע כאשר אני נשאלת איזו תכונה היא החשובה ביותר למנהלי פרויקטים, התשובה המידית והנכונה בעיני היא גמישות מחשבתית. לא קל לבחור בתכונה אחת דומיננטית, אולם מהיכרותי עם פרויקטים רבים ועם מנהלי פרויקטים רבים, הגעתי למסקנה כי זו התכונה הכי חשובה. למנהלי הפרויקטים יכול להיות ידע מקצועי רחב בניהול פרויקטים, ניסיון עתיר ואף צוותים ותיקים ומנוסים; אולם כל זה לא מספיק כאשר מנהלי הפרויקט לא יודעים להתמודד עם אי הוודאות שמחייבת גמישות מחשבתית.

גמישות מחשבתית פירושה לנתח ולהבין לעומק את הנתונים החדשים שנכנסו למשוואה כתוצאה מאירוע לא צפוי או בלת"ם, והטמעתם בתוכנית הפרויקט כאילו היו שם מאז ומתמיד.

ככל שהפרויקט ארוך ומורכב יותר, הסיכוי להופעת אירועי בלת"ם גדלה . 

בלת"ם כזה מוביל לעומס יתר על המערכת וקושי בקבלת החלטות לא מתוכננות , לחצים ומתחים, הטחת האשמות,  יחס גרוע לעובדים ואף חיכוכים לא נעימים עם הלקוח או בעל העניין, שאנחנו חפצים בעיקרו לעוד פרויקטים בהמשך.

מנהלי פרויקטים חייבים להכין את עצמם נפשית בכל יום לסיטואציות לא צפויות ולהיות גמישים מספיק לשלב ביעילות ובמהירות את הנתונים החדשים שנוצרו כתוצאה מהפתעות בתוכניות ובעשייה השוטפת. הטיפול בהפתעות חייב להיעשות בענייניות ולא מתוך לחץ, כגון: דאגה למימון נוסף, איתור ספק חדש, גיוס עובדים וכו'.

לסיכום, מנהלי פרויקטים טובים חייבים ללמוד להיות פתוחים לכל תרחיש וגמישים מחשבתית בכדי שיוכלו להוביל את הפרויקט שלהם להצלחה, גם אם יידרש מהם להתאים את התוכניות למציאות המשתנה.

בהצלחה !